邀請傳媒朋友 – 純粹同客人見面吹水
新年過後，很多客人都舉辦media gathering，通常是食的節目，目的就是答謝傳媒朋友在過去一年的支持，以及分享一下來年的計畫和推廣重點，而小薯就負責約傳媒，不過不要以為有免費午餐，傳媒朋友就一定會俾面出席。
活動前一到兩星期小薯就會開始分批寄邀請函，因為名額有限，所以不可以一次寄出邀請函。例如活動目標人數是10人，而你的名單上應該大概會有30人，所以要先選出首選的15人，先給他們寄第一批邀請函，普遍應該只會有1到2個回覆，之後就可以每過幾日再5個5個的寄出邀請函。
在活動前幾日，應該會有接近6個回覆，所以下一步就是打電話去追問一下(不過很多傳媒朋友的電話是長期不通的…)，最常收到的回應大概就是因為要趕出書，所以無法出席。其實你不出現是完全沒有問題的，只是如果你明知自己不會去，覆我一句你不能出席，就可以減省大家很多時間。如果打了N通電話後，仍然不夠人的話，就可以問問他們有沒有其他同事有興趣出席(不過說到底也是品牌的問題，大牌個個爭著會來)。
不過就算他們表示會來，最後可能都會no show，在小薯的目單上有些人是出名的no show王，有時在活動當天告訴你不能來，也有時在活動開始後你發現他還未出現，然後打給他，他才告訴你不能來…
所以搞活動，最難做預算的永遠是人數，普遍實際出現人數會比預期中的少，但是如果是大型活動，準備的press kit, press gift 相反一定要預多，因為你永遠不知道有時可能活動上會出現多少個+1 (plus one就是你約某個傳媒，最後他可能和同事和攝影師一起來)。
同場加映：邀請請娛樂記者做採訪
不過說到邀請傳媒朋友，最難搞的一定是娛樂記者，因為他們好忙好忙好忙，傳聞是下午3點後才開工。如果你的活動有明星出席，想邀請娛樂記者來採訪，除了電郵和電話外，傳真也是好辦法，不過因為他們一日會出席多個活動，所以他們通常在活動前一日，才可以確認會否出現，不過會否出現主要也是看你活動上明星份量，如果是大人物，基本上他們也會樂意出現。
不過小薯暫時沒有機會和娛樂記者接觸，所以對於他們的印象都是由前輩的分享得來。但是無論是傳媒還是娛樂記者也好，他們和PR的關係亦是互為互利的，他們需要報導的內容，而我們的客人需要獲得報導，所以和傳媒打好關係是PR的第一大條。
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